Canal de denuncias: ¿por qué es obligatorio?

El canal de denuncias se ha convertido en uno de los instrumentos más útiles e importantes para garantizar el desarrollo óptimo y legal de cualquier empresa. Sin embargo, es un concepto bastante desconocido para la mayoría de profesionales, así que a continuación explicamos al detalle en qué consiste.

¿Qué es un canal de denuncias?

Un canal de denuncias (es posible que también lo veas identificado como “canal ético” o “canal interno de información”) es un mecanismo que permite a trabajadores/as, colaboradores/as o terceros/as comunicar de forma confidencial o anónima infracciones legales o conductas irregulares ocurridas dentro de una organización.

Algunas de las situaciones más habituales que se notifican por medio de este canal son las siguientes:

• Conductas y comportamientos ilegales con el desempeño del trabajo.
• Posible gestión lucrativa de recursos de la empresa.
• Casos de discriminación, abuso sexual, etc.
• Casos de corrupción, robo, fraude, etc.

Puede estar presente de muchas formas, desde un buzón digital, hasta una línea telefónica, una plataforma online, etc.

¿Es obligatorio tener un canal de denuncias?

El canal de denuncias es obligatorio en ciertos casos, tanto por normativa europea como por la legislación española derivada de su transposición.

Normativa europea Directiva (UE) 2019/1937

La Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo establece las normas básicas para la aplicación y el funcionamiento de un canal de denuncias:

• Obliga a empresas de más de 50 empleados/as a establecer canales internos de denuncia.
• Impone a los Estados miembros el deber de garantizar que los denunciantes estén protegidos contra represalias.
• Define los procedimientos que deben seguirse para gestionar las denuncias.

Transposición en España Ley 2/2023

La Ley 2/2023, de 20 de febrero, regula la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, y transpone la Directiva (UE) 2019/1937 al ordenamiento jurídico español. Algunas de sus novedades más importantes son las siguientes:

• Reemplaza y amplía regulaciones anteriores que tocaban parcialmente estos temas.
• Introduce obligaciones más concretas y homogéneas en todo el país.
• Establece un sistema nacional de información.

Define los requisitos técnicos y operativos de un canal de denuncias.

¿Quién está obligado a implantar un canal de denuncias?

En base a la legislación vigente, el canal de denuncias es obligatorio para estas personas o empresas:

• Personas físicas o jurídicas del sector privado con 50 o más profesionales en plantilla.
• Empresas y organismos públicos con más de 250 empleados/as.
• Entes locales que ofrezcan su servicio a más de 10.000 ciudadanos.
• Personas jurídicas del sector privado que operan en sectores sensibles como prevención de blanqueo de capitales, seguridad del transporte o protección del medioambiente.
• Partidos políticos, sindicatos, patronales y fundaciones que reciban o gestionen fondos públicos.
• Administraciones públicas en general.
• Organismos autónomos, universidades públicas, corporaciones de derecho público, etc.

Requisitos legales del canal de denuncias

La normativa vigente sobre un canal de denuncias, también expone los requisitos legales que debe cumplir:

• Permitir la presentación de denuncias por escrito o verbalmente (o ambos).
• Garantizar la confidencialidad de la identidad de quien denuncia.
• Permitir denuncias anónimas, si así se desea.
• Asegurar el acceso restringido a los datos personales.
• Establecer un plazo máximo de 7 días para acuse de recibo y 3 meses para resolver.
• Tener un/a Responsable del Sistema Interno de Información, con autonomía e independencia.
• Establecer un registro de todas las denuncias recibidas, su estado y resolución.
• Integrar procedimientos contra represalias y medidas de protección al denunciante.

Sanciones por no cumplir con la normativa

Las sanciones por no cumplir con la Ley 2/2023 respecto a un canal de denuncias pueden ser muy severas:

• Infracciones leves: multas de 1.001 € a 10.000 €.
• Infracciones graves: multas de 10.001 € a 30.000 € (personas físicas) o 100.001 € a 600.000 € (personas jurídicas).
• Infracciones muy graves: multas de 30.001 € a 300.000 € (personas físicas) o 600.001 € a 1.000.000 € (personas jurídicas).

Además de estas sanciones, también es posible tener que asumir consecuencias administrativas como las siguientes:

• Prohibición de contratar con el sector público.
• Publicación de las sanciones en el BOE o medios oficiales.

Cómo implementar un canal de denuncias eficaz

La legislación sobre los canales de denuncias es muy específica, sin embargo su implantación debe ajustarse a las necesidades de la empresa. Además, contar con profesionales que la gestionen ayuda a transmitir confianza y transparencia.

Estos son algunos pasos básicos que pueden seguirse para crear un canal de denuncias efectivo en tu compañía:

• Elige las vías de comunicación disponibles para el canal de denuncias
• Establece un reglamento de uso.
• Nombra a un/a responsable (o a varios/as).
• Establece el protocolo de investigación que se llevará a cabo con cada denuncia.
• Escoge un sistema de registro para las denuncias recibidas.
• Nombra a un/a delegado/a de protección de datos (DPO).
• Publicita el canal e informa a todos los profesionales de su existencia.

Conclusión

El canal de denuncias es una herramienta de gran utilidad para la protección de los/as profesionales y para que, ante cualquier infracción o situación incómoda, tengan un espacio en el que llamar la atención sobre ello, para que se inicien las medidas de investigación y resolución apropiadas.

Por tanto, es evidente que la legislación establece cuándo es obligatorio un canal de denuncias, pero por lo general es recomendable en cualquier compañía por las muchas ventajas que ofrece a la empresa en general y a cada profesional en particular.