Contrato de sustitución: qué es y cuánto puede durar

Las ausencias en una plantilla son inevitables: bajas médicas, permisos por nacimiento, excedencias o vacantes que hay que cubrir mientras se busca a la persona definitiva. Para que el trabajo no se detenga en estos casos, existe el contrato de sustitución, una modalidad muy utilizada por su flexibilidad. Sin embargo, también es uno de los contratos que genera más dudas: cuánto puede durar, qué ocurre si la persona sustituida no vuelve o cuándo se considera fraude de ley. En este artículo resolvemos todas estas dudas.

¿En qué consiste un contrato de sustitución?

El contrato de sustitución es un contrato de duración determinada que permite a la empresa cubrir temporalmente el puesto de una persona que tiene derecho a reserva de su puesto de trabajo. Está regulado en el artículo 15.3 del Estatuto de los Trabajadores y, tras la reforma laboral del 2022, es una de las pocas vías, junto con el contrato por circunstancias de la producción y los contratos formativos, para contratar de forma temporal.

Su principal característica es que la causa de la temporalidad es concreta y verificable: hay una persona con derecho a volver a su puesto y otra que la sustituye mientras dure esa situación. Por eso, para que el contrato sea válido, debe cumplir varios requisitos:

• Identificar a la persona sustituida, con nombre y apellidos.
• Indicar la causa de la sustitución, es decir, el motivo por el que el puesto está temporalmente libre.
• Formalizarse por escrito, especificando que se trata de un contrato de sustitución.
• Mantener la relación con el puesto sustituido: la persona contratada asume las funciones de quien se ausenta o, en su caso, las de otra persona que se desplaza para cubrirlas.

Un detalle importante es que la ley permite que la persona sustituta comience a trabajar antes de que se produzca la ausencia, con un máximo de 15 días de coincidencia, lo que facilita el traspaso de funciones y la formación. En cuanto a la duración, el contrato se mantiene mientras subsista el derecho a la reserva del puesto. Esto significa que no tiene una fecha de finalización estipulada: termina cuando la persona sustituida se reincorpora o cuando desaparece la causa que lo justificaba.

En qué situaciones se puede usar un contrato de sustitución

La normativa contempla tres supuestos principales, y conviene conocerlos bien para no utilizar esta modalidad fuera de su ámbito:

1. Sustitución de una persona con reserva del puesto. Es el uso más habitual. Incluye situaciones como:

• Contrato de sustitución por baja: incapacidad temporal por enfermedad común, accidente o riesgo durante el embarazo. La persona contratada permanece mientras dure la baja y la reserva del puesto.
• Contrato de sustitución por maternidad (o por nacimiento y cuidado del menor): cubre las 16 semanas de suspensión del contrato que corresponden a cada progenitor/a, así como el periodo de adopción, guarda o acogimiento. Si después la persona sustituida disfruta de vacaciones acumuladas, lactancia acumulada o una excedencia por cuidado de hijo/a con reserva de puesto, el contrato puede prolongarse mientras se mantenga ese derecho.
• Excedencias con reserva del puesto, permisos, ejercicio de cargos sindicales o representativos y otras suspensiones del contrato con derecho a reincorporación.

2. Complemento de jornada reducida. Si una persona trabajadora reduce su jornada por motivos legales, como el cuidado de un/a menor o de un/a familiar, la empresa puede contratar a otra para completar las horas que quedan sin cubrir. En este caso, el contrato dura lo que dure la reducción.
3. Cobertura temporal durante un proceso de selección o promoción. Cuando un puesto queda vacante y la empresa está preparando su cobertura definitiva mediante un contrato fijo, puede contratar a alguien de forma provisional. Aquí sí hay un límite claro: el contrato no puede superar los tres meses (o el plazo inferior que establezca el convenio colectivo). Además, no puede volver a utilizarse esa vacante para hacer un nuevo contrato de sustitución de este tipo una vez transcurrido el plazo.

Si lo que necesitas es cubrir un pico de trabajo o una necesidad organizativa sin que haya una persona concreta a la que sustituir, la modalidad adecuada será otra. Puedes ver las diferentes opciones en nuestra guía sobre los tipos de contratos temporales.

¿Qué pasa si la persona sustituida no se reincorpora?

Esta es una de las dudas más frecuentes, y la respuesta depende del motivo de la no reincorporación.

Como la duración del contrato está ligada al derecho de reserva del puesto, cuando ese derecho desaparece el contrato de sustitución se extingue por cumplirse su causa. Esto ocurre, por ejemplo, si la persona sustituida:

• Dimite o pide la baja voluntaria en la empresa.
• Es despedida o su contrato se extingue por otra causa legal.
• Pasa a una situación de incapacidad permanente que impide su reincorporación, o se jubila.

En estos casos, la empresa debe comunicar la finalización del contrato a la persona sustituta y formalizar el cese. En general, al tratarse de una extinción por la causa que dio origen al contrato, no genera indemnización por fin de contrato, aunque conviene revisar cada caso concreto y lo que disponga el convenio colectivo aplicable.

Lo más importante es lo que no se debe hacer: mantener a la persona sustituta trabajando una vez que la causa ha desaparecido sin regularizar su situación. Si la relación laboral continúa después de extinguirse el motivo del contrato, se puede considerar que se ha convertido en una relación indefinida. Por eso, ante cualquier novedad en la situación de la persona sustituida, lo recomendable es revisar cuanto antes el contrato y decidir cómo proceder.

Si la ausencia se alarga, por ejemplo por una baja médica larga o una excedencia que se prorroga, no hay problema en que el contrato continúe. Al no tener una fecha de finalización fija, cuánto puede durar un contrato de sustitución depende exclusivamente de cuánto dure la causa que lo justifica, con la excepción del límite de tres meses en el caso de cobertura de vacantes en proceso de selección.

Cuándo un contrato de sustitución puede convertirse en un contrato indefinido

Entender cuándo un contrato de sustitución pasa a ser indefinido es fundamental para evitar riesgos laborales y sanciones. Los supuestos más habituales son estos:

• Falta de requisitos formales. Si el contrato no identifica a la persona sustituida o no especifica la causa de la sustitución, la temporalidad puede considerarse injustificada y presumirse indefinido.
• Fraude de ley. Utilizar este contrato para cubrir necesidades estructurales de la empresa, que no responden a una ausencia real con derecho a reserva de puesto, puede acabar en una conversión a indefinido.
• Continuidad tras la extinción de la causa. Si la persona sigue trabajando después de que la sustituida se reincorpore o cause baja definitiva, sin que la empresa formalice el cese, la relación puede volverse indefinida.
• Superar el límite de tres meses en los contratos de cobertura de vacante durante un proceso de selección o promoción.
• Encadenamiento sin justificación real. Enlazar un contrato de sustitución tras otro sin que exista una ausencia real que los respalde puede ser considerado fraudulento por la Inspección de Trabajo o los tribunales, con la consiguiente conversión en indefinido.

Además de la conversión a indefinido, el uso incorrecto de la contratación temporal puede conllevar sanciones económicas para la empresa. Por eso conviene documentar bien cada sustitución: el motivo, las fechas y la relación con el puesto sustituido.

Cómo gestionar las sustituciones de forma ágil

Las ausencias suelen producirse de forma imprevista, y encontrar rápidamente a un perfil adecuado, hacer el contrato correctamente y controlar los plazos supone una carga considerable para los departamentos de recursos humanos. Estas prácticas ayudan a gestionar las sustituciones con más eficiencia:

• Anticiparse siempre que sea posible. Las bajas por maternidad o las excedencias son conocidas con antelación. Planificarlas permite seleccionar con calma y aprovechar los 15 días de solapamiento para que la transición sea fluida.
• Documentar los procesos. Tener descritas las funciones de cada puesto facilita que la persona sustituta se incorpore y sea productiva desde el primer día.
• Controlar las fechas y causas. Llevar un registro actualizado de cada contrato de sustitución, con la causa, la persona sustituida y las posibles prórrogas, evita errores que puedan derivar en contratos indefinidos no previstos.
• Elegir la modalidad correcta. Antes de contratar, conviene comprobar si realmente se trata de una sustitución o de otra necesidad. Si lo que hay es un aumento puntual de trabajo y no una persona concreta a la que sustituir, lo adecuado es el contrato por circunstancias de la producción.
• Contar con apoyo especializado. Una empresa de trabajo temporal se encarga de la selección, la contratación, la gestión administrativa y el seguimiento legal, lo que reduce riesgos y permite cubrir el puesto en poco tiempo.

Un contrato de sustitución bien utilizado es una herramienta muy útil para garantizar la continuidad del negocio y respetar los derechos de las personas que se ausentan. La clave está en conocer sus límites, formalizarlo correctamente y hacer un seguimiento durante toda su vigencia.