Onboarding: qué es, fases y plan 30-60-90

Cuando una persona se incorpora a una empresa, cada interacción cuenta. Desde el saludo del primer día hasta la confianza que siente en su equipo conforme conoce a cada integrante. Un buen onboarding transforma ese inicio en una experiencia motivadora, acelera el aprendizaje y refuerza el sentido de pertenencia a la empresa.

El onboarding no se debe ver sólo como un trámite, es toda una oportunidad estratégica para inspirar, conectar y asegurar que cada nuevo talento aporte valor desde el principio.

Hay varias estrategias de onboarding muy recomendables. Te contamos sus beneficios y cómo aplicar un plan 30-60-90 que suele ser el más efectivo.

Qué es el onboarding y por qué no basta con “el primer día”

El concepto de “onboarding” engloba todo un proceso con el que se integra a una nueva persona en la cultura, procesos y objetivos de la compañía, antes incluso de su llegada a nivel práctico.

No hablamos de presentar al equipo y dar un tour por las oficinas, va mucho más allá. Implica ofrecer apoyo en todo momento, clarificar sus expectativas y validar todos los avances, desde antes de su llegada hasta que rinde con autonomía.

Las 4C/5C del onboarding explicadas simple

Hablar de las 4C y 5C del onboarding es algo muy útil porque te da un checklist mental con el que trabajar una estrategia en este sentido, se refiere a los siguientes conceptos:

• Cumplimiento: con todo lo relativo a contratos, políticas y accesos preparado para firmar, sin que haya fricción legal ni operativa.
• Claridad: en lo que se refiere a metas y responsabilidades, para reducir la ambigüedad del rol.
• Conexión: identificar las relaciones clave y la pertenencia a equipos, lo que además facilita a la hora de pedir ayuda y colaborar.
• Cultura: transmite valores, historias y decisiones que conforman el día a día de la empresa.

La quinta C que muchos suman es Confianza, que permite desarrollar una autonomía progresiva y fomenta el buen feedback frecuente.

Fases del onboarding: de la bienvenida al ramp-up

Un onboarding se puede plantear de muchas formas, pero estas son las fases más habituales que se dan:

• Preboarding: comunicación previa que reduce la incertidumbre (agenda, accesos, equipo, objetivos del rol).
• Bienvenida: recepción cálida y presentación del propósito, el equipo y los valores de la empresa.
• Orientación general: recorrido por políticas, herramientas y canales más habituales.
• Aprendizaje básico del rol: contenidos núcleo (producto, procesos, calidad) con micro-módulos y ejemplos prácticos.
• Shadowing & pairing: observar a pares y ejecutar tareas guiadas para convertir teoría en práctica con seguridad.
• Primeras victorias (“quick wins”): encargos acotados que generan impacto visible inmediato y refuerzan la confianza.
• Integración funcional: participación activa en rituales del equipo (dailies, demos, retrospectivas) y en el flujo end-to-end.
• Autonomía guiada: mayor responsabilidad con feedback frecuente.
• Ramp-up: momento en que la persona gana autonomía para hacer todas sus tareas con éxito.

Plan 30-60-90: entregables, rituales y agenda de la primera semana

El plan de onboarding 90 días plantea integrar todas estas fases en 4 bloques, desde el día inicial hasta una evolución mensual que abarca los 3 primeros meses:

• Primera semana: bienvenida con el equipo, setup de herramientas, revisión de OKR, sesiones con pares y stakeholders, primeras tareas guiadas y una demo rápida el viernes.
• Día 30: el primer mes representa el tiempo necesario que debe destinarse a comprender el producto o servicio.
• Día 60: en esta fase el/la profesional debería liderar un mini-proyecto dentro de sus responsabilidades e ir obteniendo más aprendizaje y riesgos.
• Día 90: al término de este tiempo, debería operar con autonomía y trazar con sus cargos superiores próximos objetivos con un plan de desarrollo definido.

Programa de buddy: cómo lanzarlo, roles y cadencia de check-ins

En esta estrategia, hay que pensar en el buddy como ese “primer/a amigo/a en la empresa”, alguien del mismo equipo (o cercano) que acompaña al nuevo fichaje en lo práctico del día a día. Esta persona se encargará de ayudarle en la integración en la empresa con paciencia, de resolver sus dudas, presentarle a gente clave en la compañía, compartir algunos trucos del trabajo, etc.

El “buddy” no sustituye al manager, es alguien que se ocupa de lo cotidiano y de que la persona nueva se sienta acompañada. Pero también se le debe reconocer este esfuerzo con un gracias público o con incentivos.

Respecto a la cadencia recomendada, debe ser breve y constante, con un primer encuentro el día 1 y encuentros puntuales las siguientes semanas. A menudo una charla de 20 o 30 minutos es suficiente para sentir ese “acompañamiento” inicial.

Herramientas que aceleran (LMS, firma electrónica, checklists)

Para que todo fluya desde el minuto uno, es posible apoyarse en herramientas simples, medibles y fáciles de usar. Estas son algunas de las más recomendables:

• LMS (plataformas de aprendizaje): crea rutas cortas por rol, con vídeos y micro-quizzes.
• Firma electrónica: permite firmar contratos y políticas al instante, sin papeles, sin margen de error y de forma legal.
• Gestor de tareas y flujos: automatiza altas de accesos, tickets de IT y recordatorios para cada área.
• Base de conocimiento: una guía con preguntas frecuentes o sobre cómo se hacen las cosas básicas, así como un organigrama práctico, pueden ser la base de conocimiento para cualquier profesional que entra en una empresa.
• Plantillas de reuniones: simplifican la planificación, sobre todo para todos los eventos de los primeros días.
• Comms internas (chat y foros): con canales específicos para nuevas incorporaciones, con mensajes anclados y respuestas rápidas.
• Checklists: una checklist de onboarding por rol y otra para RR. HH. identifican los pasos imprescindibles para un onboarding con éxito.

KPIs para medir el éxito (satisfacción, tiempo a productividad, retención 90 días)

De igual manera que para quien entra en una empresa el onboarding lo nota en una integración gradual satisfactoria, para la empresa es importante medir el éxito de este proceso. Para ello es importante establecer algunos KPIs que se revisen periódicamente como los siguientes:

• Satisfacción del onboarding: aprovecha encuestas para conocer la experiencia y los comentarios de los/las nuevos/as profesionales.
• Productividad: identifica de forma temporal cuándo se obtiene productividad en base al onboarding realizado.
• Retención 90 días: analiza el porcentaje de nuevas incorporaciones que permanecen.
• Calidad del proceso: registra la tasa de incidencias, los cursos completados, la puntualidad y otros factores, que permitan determinar la integración de esa persona en la rutina diaria.

Onboarding en remoto e híbrido: buenas prácticas

Cuando hablamos de onboarding remoto e híbrido hay tres cosas que debemos cuidar especialmente: visibilidad, pertenencia y ergonomía.

• Visibilidad: agenda encuentros cámara-on, comparte el organigrama práctico (“para X, habla con Y”), y graba lo repetible.
• Pertenencia: coffee chats aleatorios, canales sociales y presentaciones en foros del equipo, ayudan a que la persona “sea vista” en sus primeras semanas.
• Ergonomía: un kit enviado a casa, un test de conectividad y una guía de herramientas son clave en trabajos en remoto o híbrido.

Errores comunes (y cómo evitarlos)

Un onboarding de éxito requiere también evitar los errores más comunes en este tipo de procesos, como los de este listado:

• Intentar enseñarlo todo el primer día, es mejor planificar de forma progresiva su aterrizaje en la empresa.
• Establecer roles difusos para sus compañeros, que le impidan conocer las responsabilidades de cada persona en el equipo.
• No tener objetivos medibles que permitan analizar el progreso conseguido y optimizar el proceso para futuras incorporaciones.
• Falta de feedback temprano, ya que es importante tener esas sensaciones cuanto antes, para actuar ante cualquier necesidad o situación crítica.
• Olvidar la cultura empresarial, cuando enseñar los valores de la empresa ayuda tanto a integrarse como a adoptar una homogénea visión de trabajo junto al resto del personal.